タスク管理ツールの活用
タスク管理ツールの徹底活用術：TrelloとNotionで仕事が変わる！
こんにちは！今日は、ビジネスパーソンの皆さんにとって欠かせない「タスク管理ツール」について深掘りしてみようと思います。特に、新入社員や中堅社員の方々にとって、効率的なタスク管理はキャリアアップのカギになること間違いなし！でも、どのツールを選べばいいのか、どう使いこなせばいいのか、迷ってしまうこともありますよね。
そんなあなたに向けて、今回は「Trello」と「Notion」という2つの人気ツールを取り上げ、その活用術をお届けします。どちらも使いやすく、多機能で、あなたの働き方を劇的に変えるポテンシャルを秘めています。それでは、さっそく見ていきましょう！
そもそもタスク管理ツールって何がいいの？
まずは基本から。タスク管理ツールを使うと何が良いのか、簡単におさらいしておきましょう。
- 見える化：タスクが一覧で見えるので、何をすべきかが一目瞭然。
- 優先順位付け：重要なタスクを目立たせたり、期限を設定したりして整理できる。
- コラボレーションが簡単：チームメンバーと進捗を共有しやすい。
紙の手帳やExcelで管理するのも良いですが、デジタルツールならではの便利さを一度体験すると、もう戻れませんよ！
Trello：シンプルで直感的な操作感が魅力
Trelloは、カンバン方式（ボードに付箋を貼るようなイメージ）でタスクを管理するツールです。シンプルさがウリで、初めて使う人でも直感的に操作できます。
【Trello活用ポイント】
ボードで全体像を把握
例えば、「今週やること」のボードを作り、その中に「To Do（やること）」「Doing（進行中）」「Done（完了）」といったリストを作成。タスクをカードとして追加し、進捗に応じてリスト間をドラッグ＆ドロップするだけです。これだけで、自分の仕事の流れが一目で分かります。
ラベルや期限設定で優先順位を明確に
カードにはラベル（色分け）や期限を設定できます。「緊急」「重要」などのラベルを付けておけば、何から手を付けるべきか迷うこともなくなります。
チームでの利用もバッチリ
カードごとに担当者を割り当てたり、コメント機能でコミュニケーションしたりできるので、チーム作業にも最適です。
【おすすめシーン】
- プロジェクト全体の進捗管理
- 簡単なTo Doリスト作成
- チーム内でのタスク分担
Notion：オールインワンの万能選手
次に紹介するのはNotion。こちらはTrelloよりも多機能で、「これ一つで仕事が完結する」と言われるほど。タスク管理だけでなく、メモやデータベース機能も充実しているので、自分好みにカスタマイズできます。
【Notion活用ポイント】
テンプレートで時短
Notionには多くのテンプレートが用意されています。「プロジェクト管理」や「個人のTo Doリスト」など、自分に合ったものを選んで使えば、ゼロから作る手間が省けます。
データベース機能で情報整理
単なるタスクだけでなく、関連する情報（例えばリンクやファイル）も一緒に保存できます。例えば、「クライアントAとの打ち合わせ」というタスクに、そのクライアントの連絡先や過去のメール履歴を紐付けておけば、必要な情報が一箇所にまとまります。
柔軟なビュー切り替え
タスクをカレンダー形式で見たり、リスト形式で見たりと、自分が見やすい形にビューを切り替えられるのが便利です。
【おすすめシーン】
- 複雑なプロジェクト管理
- 資料や情報の一元管理
- 長期的な目標設定と進捗管理
Trello vs Notion：どっちが自分に合う？
さて、「どちらを使えばいいの？」と思った方もいるでしょう。結論から言うと、「シンプルさ重視ならTrello、多機能性重視ならNotion」です。
【こんな人にはTrelloがおすすめ】
- 初めてタスク管理ツールを使う
- シンプルで分かりやすいものが好き
- チーム全員が直感的に使えるものを求めている
【こんな人にはNotionがおすすめ】
- タスクだけでなく情報も一元管理したい
- 自分好みにカスタマイズしたい
- 長期的なプロジェクトや複雑な業務を扱う
実際に試してみよう！
どちらも基本的には無料プランで始められるので、まずは気軽に試してみることをおすすめします。そして、自分の仕事スタイルやチームのニーズに合った方を選びましょう。
ちなみに、Statistaによると、2022年時点で世界中の企業の約88%がプロジェクト管理ツールを導入しているそうです。この数字からも分かるように、効率化は今や当たり前。あなたも一歩先行くビジネスマンになるために、一度挑戦してみてはいかがでしょう？
まとめ
今回はTrelloとNotionという2つのツールをご紹介しました。それぞれ特徴が異なるので、自分に合ったものを選ぶことが大切です。「どちらも良さそう…」と思った方は、両方試してみてもOK！実際に使ってみると、それぞれの良さがさらに実感できるはずです。
タスク管理ツールはただ便利なだけではなく、自分自身の時間管理能力やチームとの連携力も向上させてくれる強力な武器です。この機会にぜひ取り入れて、効率的な働き方を目指しましょう！
ちなみに筆者は、Notionを愛用しています♡
それでは、また次回の記事でお会いしましょう！
